La sistematización y la evaluación de las experiencias

Objetivo

Conocer e internalizar la práctica de la sistematización y la evaluación como algo útil para lograr un mejoramiento permanente de las iniciativas y generar aprendizajes que contribuyan a mejores procesos ciudadanos y de desarrollo local. En términos prácticos, considerar en la planificación la dedicación horaria necesaria para realizarla.

Descripción

Durante la puesta en marcha de la iniciativa y en los momentos de cumplimiento de ciclo (anual u otros según la planificación del proyecto), un ejercicio de la mayor relevancia es el seguimiento y evaluación para la obtención de aprendizajes. En el transcurso de la ejecución, el registro de procesos y actividades y la reflexión sobre lo realizado ayuda a la mejora continua, mientras que al finalizar los ciclos la evaluación permite extraer aprendizajes y reformular las iniciativas para el futuro.
Las preguntas orientadoras elementales de cualquier sistematización y evaluación son:

• ¿Qué se ha logrado en relación al objetivo definido?
• ¿Qué elementos han facilitado el desarrollo de las acciones y el logro de resultados?
• ¿Qué elementos han dificultado el desarrollo de las acciones y el logro de resultados?
• ¿Qué se puede mejorar y cómo hacerlo?

La sistematización

• Es una mirada crítica del proceso a cargo de los propios actores involucrados directamente
• Aplicada a una experiencia concreta y particular
• Basada en ordenar y reconstruir lo que se ha hecho, el proceso vivido en la experiencia
• Con el objetivo de reflexionar para mejorar nuestra práctica
• Es un proceso participativo, realizado por los propios actores que quieren mejorar su quehacer.

Al sistematizar experiencias, es posible potenciar el trabajo de las organizaciones ya que registra su quehacer y los logros y obstáculos vividos. Al compartir la información, otras organizaciones pueden replicar las experiencias y mejorarlas. En los anexos de esta guía se encuentra un apartado metodológico para llevar a cabo una sistematización.

Para tener en consideración

• Maneje una bitácora en la que se registren las actividades del proyecto. Esta puede ser convencional (un cuaderno o carpeta física para hacer apuntes y guardar fotos) o bien electrónica (un blog o plataforma web para subir registros visuales y audiovisuales).
• Programe reuniones de reflexión para revisar y discutir desde una perspectiva crítica los avances de la experiencia.
• Incluya en su cronograma de actividades estas instancias para considerar las horas de dedicación necesarias.

La evaluación

La evaluación permite aprender de lo que se ha hecho, identificando los resultados obtenidos, los procesos detrás de los logros y los aspectos a mejorar. La evaluación debe considerar el contexto y punto de partida de cada biblioteca.

La evaluación en lo fundamental puede guiarse por, y permitir responder las siguientes tres preguntas de aprendizaje:

• ¿Qué cambió? > Identificar las áreas, aspectos y situaciones que han cambiado como resultado del desarrollo del proyecto (resultados e impactos logrados)
• ¿Por qué se produjeron los cambios? > Establecer las relaciones existentes entre los cambios observados y los factores asociados a la ocurrencia de dichos cambios. Algunos de los factores de cambio corresponderán con las líneas de acción del proyecto, otros a elementos externos a él. Interesa recoger ambos tipos (factores asociados)
• ¿Los cambios fueron los necesarios y suficientes para satisfacer las expectativas de los actores? > Analizar si los cambios logrados eran los esperados de acuerdo a las expectativas de cada actor (¿era lo que esperaba el municipio? ¿era lo que esperaba la biblioteca? ¿era lo que esperaban las organizaciones sociales?)

Las fuentes de información e instrumentos para realizar la evaluación son las siguientes:

• Fuentes secundarias y análisis documental

– Estadísticas comunales
– Estudios y diagnósticos
– Planes y programas públicos

• Entrevistas en profundidad (mapa de actores previo)

– Actores de la biblioteca
– Actores del municipio
– Actores de organizaciones sociales

• Talleres

– Los distintos actores contrastan sus visiones

El uso de los resultados de evaluación

• Divulgación de los logros
• Aprendizaje sobre condiciones necesarias para tener éxito
• Reflexión y nuevos cursos de acción en áreas débiles

Para tener en consideración:

• Defina en su cronograma de actividades, para cada ciclo del proyecto, al menos dos momentos destinados a actividades de evaluación: a) Al inicio, una línea base correspondiente a una caracterización de la situación inicial en relación a los aspectos y dimensiones de interés de la iniciativa y sobre las cuales se busca generar cambios; b) al final, una evaluación sumativa para determinar los resultados logrados y los factores asociados al logro.
• Defina las estrategias de uso de los resultados de la evaluación. Estas debieran ser a nivel interno (para una reflexión del propio equipo acerca de sus debilidades y los aspectos a potenciar y mejorar) y a nivel externo (compartir y difundir los resultados).

Productos

Los productos de este paso son:

• Una bitácora física o virtual para llevar el registro de actividades y procesos durante el desarrollo de la iniciativa
• Un cronograma que incluye en su programación, tiempo y recursos para el desarrollo de actividades de sistematización y evaluación
• Un proceso de caracterización de la situación inicial –línea base- y uno de evaluación hacia el final del ciclo de la iniciativa (anual o según la duración de cada proyecto);
• Un plan de uso de los resultados de la evaluación.

Experiencias