Esta guía nace de la experiencia del programa Bibliotecas para Tu Acción Ciudadana

BPTAC fue una iniciativa de investigación-acción que durante tres años exploró nuevas prácticas y aprendizajes en el fortalecimiento del vínculo entre las bibliotecas públicas, los gobiernos locales y la ciudadanía, a través del desarrollo de proyectos de interés comunitario en 14 municipios de diversas regiones de Chile.

El Proyecto

10 pasos

Recursos

Archivo

Paso 5: Planificando un sueño

Elaboración participativa del proyecto

Objetivo

Plasmar las ideas del equipo local y de los actores involucrados participativamente en la iniciativa, en un conjunto ordenado y racional de actividades a desarrollar en un tiempo determinado, mediante la formulación de un proyecto.

Descripción

En los pasos anteriores ya se han identificado las fortalezas y las debilidades del propio equipo, se ha diagnosticado participativamente un tema que abordar, mapeado a los actores del territorio y elaborado un listado de los posibles aliados en el municipio para un trabajo colaborativo. Todo ese proceso debe decantar en la formulación por escrito de un plan racional y lógico, elaborado de manera participativa.

“Un proyecto es un conjunto ordenado de actividades para satisfacer necesidades o lograr un fin. Es un esfuerzo que tiene una temporalidad determinada (plazos definidos) emprendido por un colectivo u organización social para alcanzar un producto o un servicio. En resumen, un proyecto es lo que vamos a hacer para resolver un problema que aqueja a la comunidad y de esa forma satisfacer necesidades dentro de un plazo y lugar determinado” (Martinic, 1997).

El ciclo de vida de los proyectos básicamente está compuesto por tres fases: (i) Formulación del proyecto (se define el problema central con sus respectivas estrategias de solución); (ii) ejecución (corresponde al proceso en donde se lleva a cabo lo planificado); y (iii) evaluación (se establece si se cumplió lo propuesto en la formulación).

La formulación del proyecto puede llevarse a cabo siguiendo 7 etapas consecutivas (SEGEGOB, 2011; Martinic, 1997):

1) Identificación del problema

Consiste en identificar los problemas que aquejan a la comunidad y realizar un diagnóstico. En el paso 2 ya hemos identificado los temas y preocupaciones del territorio y seleccionado un ámbito de acción. Ahora toca hacer un diagnóstico sobre el problema en particular. Para realizarlo se requiere:

A. Recoger información a través de observaciones, conversaciones y reflexiones con diversos actores para identificar y describir el problema. Algunas preguntas que facilitan la identificación de un problema son:

  •  ¿Cuál problema está más al alcance de la comunidad para ser resuelto?
  • ¿Cuáles son las necesidades insatisfechas relacionadas directamente con el problema?
  • ¿Qué ámbitos de la vida cotidiana afectan al problema?

B. A partir de la información recolectada, elegir el problema más urgente y explicar su origen y eventual desarrollo. Es fundamental que este proceso sea realizado de modo participativo, incluyendo a los involucrados.

Un método útil para el análisis de las causas y consecuencias es el Árbol de problemas. Es una técnica participativa que ayuda a desarrollar ideas creativas para identificar una problemática y organizar la información recolectada, generando un modelo de relaciones causales que lo explican.

Facilita la identificación y organización de las causas y consecuencias de un problema. El tronco del árbol es el problema central, las raíces son las causas y la copa los efectos.

La secuencia de causas debe iniciarse con las más directamente relacionadas con el problema central, que se ubican inmediatamente debajo del mismo. De preferencia, se deben identificar unas pocas grandes causas, que luego se van desagregando e interrelacionando.

Una buena técnica es que en el marco de un taller participativo se desarrolle un ejercicio como se describe a continuación:

  • Señalar cuál es el problema principal en el ámbito (por ejemplo medio ambiente), que fue elegido en paso anterior por la biblioteca. Más que una votación o elección por mayor frecuencia, quien facilite el taller debe hacer una reflexión con los asistentes para generar un consenso acerca de la situación problema y a quiénes afecta.
  • Valiéndose del uso de tarjetas se solicita a los participantes que señalen una o dos causas asociadas al problema. Se deben identificar todas las causas, aun cuando algunas de ellas no sean modificables, deteniéndose en el nivel en que es posible modificarlas. Hay que recordar que lo que se persigue es elaborar un modelo causal para la formulación de un proyecto y no un marco teórico exhaustivo. En cada tarjeta deben señalar sólo una causa.
  • Una vez que todos han entregado sus tarjetas, el facilitador las lee una a una y las va agrupando en una pizarra o papelógrafo.Una vez se expongan en la pizarra las causas, se ordenan lógicamente en sus relaciones. Una técnica útil es preguntarse por qué sucede lo que está señalado en la tarjeta. La respuesta debiera encontrarse en el nivel inmediatamente inferior.

El proyecto se debe concentrar en las raíces (causas). La idea es que si se encuentra solución para éstas, se resuelven los efectos negativos que producen. Debe centrarse en el problema y en aquellas causas que son posibles de abordar (dadas las capacidades y recursos con lo que pueda contar la biblioteca y los aliados). El problema, expresado de manera positiva, se transformará en el objetivo o propósito del proyecto. Las causas directas (expresadas positivamente) serán los componentes u objetivos específicos y las causas en un segundo o tercer nivel serán las actividades que deberán abordarse.

Siguiendo el ejemplo graficado, el problema identificado es el bajo nivel educacional de los jóvenes de la comuna y en el diagnóstico se estableció que sus causas estaban relacionadas con la ineficacia del sistema educacional (por profesores mal preparados, currículum inadecuado y poca oferta de cupos), y por un medioambiente poco favorable al estudio (dado el poco estímulo dado al estudio –poca importancia dada a la educación y necesidad de trabajar desde joven- y el alto grado de hacinamiento).

Recogiendo un ejemplo de una de las experiencias del programa Bibliotecas para tu Acción Ciudadana, el problema identificado es la alta tasa de embarazos adolescentes de la comuna y en el diagnóstico se estableció que sus causas estaban relacionadas con el escaso manejo de información sobre sexualidad responsable de los adolescentes, la ausencia de espacios de discusión sobre el tema en el ámbito familiar y educativo, entre otras.

2) Metas

Ya identificado el problema y sus causas, como segunda etapa se requiere definir la meta o resultado final que se desea alcanzar. Las metas están orientadas hacia los logros concretos y explícitos, en ese sentido, una meta debe exponer en qué y en cuánta cantidad se quiere solucionar el problema, a la vez que debe remitirse a un lugar y a un tiempo determinado.

Continuando con el ejemplo de sexualidad responsable, se fijó como meta contribuir a la reducción de la tasa de embarazo adolescente. Si bien se definió una reducción en un 5% –lo cual puede estimarse como muy ambicioso para un proyecto indirecto de sólo dos años de duración-, sirvió como horizonte de situación deseada para convocar a otros actores.

3) Objetivos

Ya identificada la meta y el resultado final que se desea alcanzar, se requiere definir estrategias y acciones específicas. De este modo, es necesario formular objetivos, los cuales indicarán los resultados que se pretenden obtener. Los objetivos deben ser claros y concretos, y siempre deben iniciarse con verbos, como por ejemplo: realizar, evitar, disminuir, fomentar, etc.

En el ejemplo, dos objetivos planteados en el proyecto fueron: “Generar espacios de diálogo y reflexión comunitarios para sensibilizar a padres y jóvenes en torno a la sexualidad responsable” y “Desarrollar una unidad de aprendizaje sobre sexualidad en los cursos de 6° Básico a 4° Medio en los colegios municipalizados”.

4) Población beneficiaria

Teniendo definido el objetivo, se debe precisar la población beneficiaria. Puede haber:

a) Beneficiarios directos: aquellas personas y/o grupos de personas que serán beneficiadas directamente por el proyecto. Por ejemplo, los adolescentes.

b) Beneficiarios indirectos: aquellas personas y/o grupo de personas que serán indirectamente beneficiadas por el proyecto. Los padres y familias de los adolescentes.

Una vez identificados los beneficiarios, se debe señalar dónde se realizará dicho proyecto, es decir, el lugar, barrio, ciudad o pueblo.

5) Definición de actividades

Es necesario contar con un plan detallado de actividades de cómo se lograrán los objetivos. Para ello, cada actividad debe ser descrita y tener una persona que se responsabilice de ella. Para ello, se recomienda hacer un modelo como el siguiente:

6) Cronograma

La sexta etapa a considerar, corresponde al tiempo de ejecución del proyecto, es decir, cuánto tardará en ejecutarse. Para ello se construirá un cronograma, el cual permitirá tener un control de las actividades que se están llevando a cabo. Su utilidad es dar cuenta de los eventuales avances y posibles retrasos para una posterior corrección.

7) Presupuesto del proyecto

La etapa de presupuesto del proyecto, consiste en estimar los recursos necesarios para desarrollar la iniciativa, identificando los gastos en un tiempo determinado. Se recomienda que los gastos del proyecto se ordenen por:

  • Ítem recursos materiales: corresponden a la cantidad de materiales que se requieran. Por ejemplo, recurso material del taller: 100 hojas, 10 cartulinas y 10 lápices. Indicar el costo unitario y total de cada artículo.
  • Ítem recursos humanos: Corresponde a los honorarios de las personas encargadas de llevar a cabo el proyecto. Por ejemplo, personal monitor de taller: horas de dedicación, costo unitario por hora, costo total.
  • Ítem operación: Corresponde a los gastos de administración e instalaciones que se requieren para llevar a cabo el proyecto. Por ejemplo: gastos de convocatoria, arriendo de salón para realización del taller, servicio de café.

Una buena orientación en el proceso de formulación se resume en el siguiente listado de preguntas asociadas a cada etapa:

Productos

Los productos de este paso son:

  • Un documento de proyecto, con una descripción de los 7 puntos revisados.
  • Un cuadro resumen como el siguiente:

Experiencias

Formulación participativa

En el marco de un proyecto en fomento productivo en Los Lagos se realizó una asamblea con la comunidad y surgió la necesidad de trabajar con los artesanos de una localidad específica de la comuna.
En un proyecto medioambiental en Providencia se convocó a la comunidad para explorar temas de interés que pudieran ser abordados mediante un taller, y surgió la idea de impulsar la iniciativa de los huertos comunitarios urbanos.
En una iniciativa en Huechuraba se puso énfasis en que los objetivos fueran concretos y medibles, y se definió la creación de un consejo comunitario de seguridad ciudadana con un representante de cada subterritorio comunal.

¿Cómo continuar?: Avanzando en un proceso con desafíos y oportunidades

Ya tenemos un proyecto formulado participativamente, un mapa del territorio con sus actores, especialmente potenciales aliados en el municipio, y un autodiagnóstico del equipo en cuanto a sus capacidades para llevarlo a cabo. Es hora de poner en marcha la iniciativa y avanzar hacia el rol de la biblioteca como articuladora local y promotora de la participación ciudadana.